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Was ist eine digital signierte Rechnung?

Mit der digitalen Signatur (= elektronische Unterschrift) Ihrer Telekom Rechnung wird sichergestellt, dass die Rechnung im PDF-Format nicht verändert wurde und die Absenderdaten korrekt sind.  

Digitale Signatur – was passiert da genau?
Eine digital signierte Rechnung wird mit einer zusätzlichen Datei, der Signatur, versehen, die speziell für die jeweilige Rechnung erstellt wird. Die Signatur selbst kann nicht geöffnet werden und ist nur zusammen mit der Rechnung im PDF-Format nutzbar.

Muss meine Rechnung digital signiert sein, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird?
Seit dem 1. Juli 2011 werden elektronische Rechnungen auch dann anerkannt, wenn sie keine digitale Signatur tragen. Die Rechnung mit qualifizierter digitaler Signatur kann für den Vorsteuerabzug genutzt werden, das ist aber kein Muss.

Digitale Signatur aktivieren
Sollten Sie eine signierte Rechnung wünschen, können Sie diese kostenfrei im Kundencenter aktivieren. Für weitere Informationen zur Aktivierung wechseln Sie zwischen Mobilfunk und Festnetz:

  • Besuchen Sie den Bereich Meine Rechnungen im Kundencenter. Scrollen Sie herunter und wählen Sie:

    1. "Rechnungseinstellungen". 
    2. Unter dem Punkt "Downloadformate Rechnung und EVN"  setzen Sie einen Haken.
    3. Klicken Sie auf "Absenden".

    Unter "Rechnungseinstellungen" können Sie auswählen, ob Sie zu Ihrer Rechnung auch die digitale Signatur erhalten möchten.

    Sofern Sie die Einstellung Rechnung per E-Mail aktiviert haben, erhalten Sie die signierte Rechnung automatisch an Ihre E-Mail-Adresse.

    Wichtig: Signierte PDF-Dokumente werden immer mit einer zweiten Schlüsseldatei versehen, die nach den gesetzlichen Vorgaben zum Nachweis der Signatur unbedingt gemeinsam zu sichern sind. Der Name der Signatur-Datei endet auf .ads. Wir empfehlen, beide Dateien (PDF und ADS) innerhalb von 18 Monaten zu speichern, da diese nach diesem Zeitraum nicht mehr im Kundencenter vorhanden sind.

  • Besuchen Sie den Bereich Meine Rechnungen im Kundencenter. Scrollen Sie herunter und wählen Sie "Rechnungseinstellungen". Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben "Digitale Signatur":

    Rechnungseinstellungen auswählen

    Nun aktivieren Sie die Auswahl "mit digitaler Signatur" und bestätigen diese über den Button "Übernehmen":

    Digitale Signatur aktivieren

    Sofern Sie die Einstellung Rechnung per E-Mail aktiviert haben, erhalten Sie die signierte Rechnung automatisch an Ihre E-Mail-Adresse.

    Wichtig: Signierte PDF-Dokumente werden immer mit einer zweiten Schlüsseldatei versehen, die nach den gesetzlichen Vorgaben zum Nachweis der Signatur unbedingt gemeinsam zu sichern sind. Der Name der Signatur-Datei endet auf .pkcs7. Wir empfehlen, beide Dateien (PDF und Signatur-Datei) innerhalb von 18 Monaten zu speichern, da diese nach diesem Zeitraum nicht mehr im Kundencenter vorhanden sind.

Verifikationssoftware
Die Signatur können Sie mit entsprechender Verifikationssoftware prüfen, zum Beispiel mit dem SecSigner von SecCommerce unter www.seccommerce.de. Die Signaturprüfung mit dem SecSigner kann direkt online erfolgen. Dazu müssen Sie die von der Telekom mitgelieferte Datei mit der Endung .pkcs7 sowie das signierte Rechnungsdokument im PDF-Format gemäß den Anweisungen auf der Seite von SecCommerce laden. Nach Prüfung der Signatur wird ein Prüfbericht zur Verfügung gestellt.